Rabu, 15 Desember 2010

PERENCANAAN RAPAT

Pengertian

Sebelum melaksanakan kegiatan rapat yang sebenarnya perlu dilaksananakan perencanaan khusus yang terkait dengan kegiatan penyelenggaraan rapat terdiri dari :
1. Persiapan Administrasi
2. Persiapan Akomodasi
3. Persiapan Anggaran

Persiapan administrasi terkait dengan kegiatan pembuatan agenda rapat, undangan rapat, dan hand out ( makalah rapat ) yang diperlukan untuk membentuk kesiapan penyelenggara rapat maupun peserta rapat yang akan hadir pada kegiatan rapat yang akan diselenggarakan.

Persiapan akomodasi, yaitu kegiatan menyiapkan kebutuhan ruang rapat dengan kelengkapan, ruang makan, dan penginapan apabila rapat diikuti peserta dari luar kota atau rapat di selenggarakan di luar kota.

Persiapan anggaran yaitu menyiapkan kebutuhan penyediaan biaya - biaya yang diperlukan untuk membiayai kegiatan rapat yang akan diselenggarakan. Sehingga dapat menunjang kebutuhan biaya penyelenggaraan rapat.

Sabtu, 11 Desember 2010

PERTEMUAN

A. Pertemuan

Pertemuan/ rapat, adalah kegiatan sekelompok orang yang membicarakan persoalan secara teratur, yang diatur dengan ketentuan - ketentuan untuk terselenggaranya pembicaraan pembahasan persoalan untuk mendapatkan hasil keputusan dalam rangka menyelesaikan persoalan yang dihadapi.

B. Klasifikasi Pertemuan

Berdasarkan sifat cara penyelenggaraan pertemuan/ rapat dapat dibedakan menjadi 2 golongan yaitu terdiri dari :

  1. Rapat tidak resmi ( Informal meeting ), rapat yang diselenggarakan dengan tidak melakukan persiapan khusus atau yang diselenggarakan untuk persoalan insdentil/ mendadak dalam rangka untuk menyelesaikan persoalan yang mendesak atau diselenggarakan untuk mempersiapkan rapat resmi yang akan diselenggarakan.
  2. Rapat resmi ( Formal Meeting ), yaitu rapat yang diselenggarakan secara teratur dengan persiapan - persiapan rapat tidak resmi terkait dengan penyusunan agenda rapat, dan hal -hal yang terkait dengan penyelenggaraan rapat yang akan diselenggarakan
C. Langkah - langkah penyelenggaraan rapat

Sehubungan dengan penyelenggaraan rapat tidak resmi maupun resmi diperlukan langkah - langkah sebagai berikut :
  1. Perencanaan rapat, yang terdiri dari :a. persiapan administrasi, persiapan akomodasi, kebutuhan penunjang lainnya
  2. Penyelenggaraan rapat, yang terdiri dari : a. menyiapkan daftar hadir rapat, b.membuat catatan pembicaraan rapat
  3. Penyebaran/ Distribusi Risalah