PERSIAPAN ADMINISTRASI

A. Pengertian Persiapan yang dilakukan dengan menuangkan pekerjaan administrasi terkait dengan pelaksanaan rapat yang akan dilaksanakan di dalam rapat yang akan diselenggarakan. Pekerjaan ini adalah pekerjaan substasni/ bagian yang menunjang kelancaran kegiatan rapat. B. Tujuan Persiapan administrasi Dalam kegiatan ini mempunyai hal - hal yang hendak dicapai dari pelaksanaan kegiatan rapat yang akan dilaksanakan di dalam pembicaraan rapat yang akan diselenggarakan. Jenis - jenis kegiatan yang administrasi dipersiapkan adalah hal - hal terdiri sebagai berikut : Menyusun agenda rapat, kegiatan yang diselenggarakan untuk menyusun jadwal kegiatan pembicaraan dalam rapat yang menyangkut hal - hal seperti : a) Mengurutkan batasan waktu pembicaraan masalah b) Topik pembicaraan rapat c) Pimpinan rapat d) Notulis e) Hal - hal yang diatu dalam agenda rapat Antar waktu dari dua / lebih dari pembicaraan rapat dalam rapat yang sudah di lakukan perlu jeda waktu ( waktu yang tidak digunakan untuk membicarakan persoalan dalam rapat ). Jeda waktu tersebut digunakan untuk mengurangi kejenuhan rapat, mengurangi kelelahan, dan sebagai waktu yang digunakan untuk lobby ( pendekatan antar peserta rapat setelah mengikuti rapat yang dalam pembicaraan yang lama belum menghasilkan keputusan maka perlu waktu yang di skors untuk pembicaraan tidak resmi lewat pembicaraan santai sambil minum kopi dan menikmati makanan kecil di luar ruang sidang / rapat. Pengaturan jeda waktu diselenggarakan secara situasional sesuai kebutuhan yang diperlukan dalam menunjang keefektifan pelaksanaan rapat untuk mencapai tujuan yang diharapkan untuk menyelesaikan persoalan yang akan diselesaikan. Membuat dan mengedarkan undangan rapat, undangan rapat dibuat dapat dengan tujuan untuk memberi tahu dan mengajak untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan. Dalam undangan rapat memuat informasi tentang hal - hal sebagai berikut : a) Hari, tanggal, dan jam pelaksanaan rapat b) Tempat pelaksanaan rapat c) Acara yang dibahas dalam pembicaraan rapat d) Hal - hal tertentu yang harus dipersiapkan oleh peserta rapat Membuat hand out ( makalah rapat ), bahan - bahan informasi yang digunakan untuk membantu penyediaan informasi sebelum rapat untuk dipelajari sebagai bekal untuk mengikuti rapat dengan efektif atau sesuai dengan tujuan yang diharapkan dalam mengikuti rapat. Membuat daftar hadir rapat, daftar hadir rapat dapat digunakan untuk membuat rekapan peserta yang hadir dan yang tidak hadir dalam penyelenggaraan rapat yang dapat digunakan untuk melampiri laporan penyelenggaraan rapat.

PERENCANAAN RAPAT

Pengertian

Sebelum melaksanakan kegiatan rapat yang sebenarnya perlu dilaksananakan perencanaan khusus yang terkait dengan kegiatan penyelenggaraan rapat terdiri dari :

1. Persiapan Administrasi

2. Persiapan Akomodasi

3. Persiapan Anggaran

Persiapan administrasi terkait dengan kegiatan pembuatan agenda rapat, undangan rapat, dan hand out ( makalah rapat ) yang diperlukan untuk membentuk kesiapan penyelenggara rapat maupun peserta rapat yang akan hadir pada kegiatan rapat yang akan diselenggarakan.

Persiapan akomodasi, yaitu kegiatan menyiapkan kebutuhan ruang rapat dengan kelengkapan, ruang makan, dan penginapan apabila rapat diikuti peserta dari luar kota atau rapat di selenggarakan di luar kota.

Persiapan anggaran yaitu menyiapkan kebutuhan penyediaan biaya - biaya yang diperlukan untuk membiayai kegiatan rapat yang akan diselenggarakan. Sehingga dapat menunjang kebutuhan biaya penyelenggaraan rapat.

PERTEMUAN

A. Pertemuan

Pertemuan/ rapat, adalah kegiatan sekelompok orang yang membicarakan persoalan secara teratur, yang diatur dengan ketentuan - ketentuan untuk terselenggaranya pembicaraan pembahasan persoalan untuk mendapatkan hasil keputusan dalam rangka menyelesaikan persoalan yang dihadapi.

B. Klasifikasi Pertemuan

Berdasarkan sifat cara penyelenggaraan pertemuan/ rapat dapat dibedakan menjadi 2 golongan yaitu terdiri dari :

1. Rapat tidak resmi ( Informal meeting ), rapat yang diselenggarakan dengan tidak melakukan persiapan khusus atau yang diselenggarakan untuk persoalan insdentil/ mendadak dalam rangka untuk menyelesaikan persoalan yang mendesak atau diselenggarakan untuk mempersiapkan rapat resmi yang akan diselenggarakan.
2. Rapat resmi ( Formal Meeting ), yaitu rapat yang diselenggarakan secara teratur dengan persiapan - persiapan rapat tidak resmi terkait dengan penyusunan agenda rapat, dan hal -hal yang terkait dengan penyelenggaraan rapat yang akan diselenggarakan

C. Langkah - langkah penyelenggaraan rapat

Sehubungan dengan penyelenggaraan rapat tidak resmi maupun resmi diperlukan langkah - langkah sebagai berikut :

1. Perencanaan rapat, yang terdiri dari :a. persiapan administrasi, persiapan akomodasi, kebutuhan penunjang lainnya
2. Penyelenggaraan rapat, yang terdiri dari : a. menyiapkan daftar hadir rapat, b.membuat catatan pembicaraan rapat
3. Penyebaran/ Distribusi Risalah